Generalità
Questa procedura di Sistema descrive le modalità adottate da EKA per la gestione delle Segnalazioni e dei Reclami da parte degli stakeholders interni ed esterni e per tenere sotto controllo attività e processi che non soddisfano i requisiti specificati nella documentazione di riferimento.
Il fine è quello di assicurare che nessun materiale approvvigionato o prodotto/servizio che, dai controlli effettuati nelle varie fasi dei processi aziendali, non soddisfi tali requisiti venga utilizzato ed erogato dall’Organizzazione.
Vengono descritte le modalità e responsabilità prescritte per individuare e analizzare le cause delle non conformità, comprese segnalazioni e reclami relativamente alla parità di genere, valutare la necessità di intraprendere eventuali azioni correttive, intraprenderle e documentarle.
Il personale che rileva eventuali non conformità è tenuto a registrarle sul modulo di Gestione delle non conformità ed a trasmettere tale modulo al Responsabile della funzione interessata, come specificato nella presente procedura.
0. Gestione delle segnalazioni e dei reclami
Ogni rilievo (Segnalazione e/o Reclamo), in forma verbale o scritta, in modalità chiara o anonima, in formato elettronico o cartaceo, che perviene alla Direzione, al Comitato Guida, al Resp. di sistema, ma anche ad un dipendente, deve essere attentamente valutato. Se la segnalazione/reclamo è relativa ad argomenti oggetto della UNI PdR 125, la responsabilità della valutazione dello stesso è del Comitato Guida. La chiusura dell’iter di valutazione di una segnalazione relativa ad argomenti oggetto della UNI PdR 125 deve avvenire necessariamente entro 45 gg. dalla ricezione della stessa da parte del Comitato guida. Se ritenuto fondato, deve essere aperta un “non conformità”, seguendo l’iter descritto nei paragrafi successivi.
Ad ogni modo, quando conosciuto, l’autore del reclamo deve obbligatoriamente ricevere risposta, che sarà in forma scritta per segnalazioni/reclami ritenuti fondati. Un report delle segnalazioni/reclami pervenuti, con la distinzione tra quelli fondati e quelli non fondati, deve costituire input del riesame della Direzione e del Comitato Guida.
0.1. Segnalazioni in ambito Parità di genere e Pari opportunità
Ogni dipendente o collaboratrice/collaboratore di EKA può segnalare:
- proprie opinioni e suggerimenti per il cambiamento dell’organizzazione;
- situazioni di abuso fisico, verbale e digitale (molestia) nei confronti di dipendenti;
- situazioni di molestie sessuali nei confronti di dipendenti;
- situazioni di discriminazioni in fase di selezione ed assunzione;
- situazioni di discriminazioni in materia di pari opportunità nello sviluppo professionale e nelle promozioni;
- situazioni di mancato rispetto dei diritti spettanti ai/alle lavoratori/lavoratrici in ambito di genitorialità e cura;
- situazioni di mancato rispetto dei diritti spettanti ai/alle lavoratori/lavoratrici in ambito conciliazione dei tempi di vita-lavoro;
- situazioni di disparità retributiva;
Per effettuare la segnalazione, in alternativa alla comunicazione verbale mediante dichiarazione rilasciata al Comitato Guida, può utilizzare il modello Segnalazione, compilandolo e inserendolo in una delle cassette poste nei locali aziendali.
Si raccomanda a chiunque effettui la segnalazione di farlo in modo responsabile e consapevole.
1. Non Conformità
Qualora nel corso delle attività dovesse presentarsi una “non conformità”, ogni operatore è tenuto a comunicarla immediatamente al Responsabile di Sistema il quale, al fine di assicurare la conformità ai requisiti specificati, deve valutare la possibilità di:
- quando necessario sospendere le attività;
- attuare la correzione immediata che ritiene più idonea;
- quando previsto per legge notificare alle autorità competenti la non conformità rilevata.
Tutte le Segnalazioni e i reclami ritenuti fondati devono portare all’apertura di una “non conformità”.
2. Trattamento delle non conformità ed analisi delle cause
La “non conformità” riscontrata deve essere registrata sul modello Gestione Non Conformità.
Quando possibile, per esempio in caso di prodotto/servizio, la “non conformità” deve essere trattata per eliminare il ‘difetto’. Il responsabile del sistema, con la collaborazione del responsabile della funzione interessata deve, quindi, valutare quanto accaduto e risalire alle cause che hanno generato o favorito la non conformità.
Quanto riscontrato deve essere registrato negli appositi campi presenti sul modello Gestione Non Conformità.
3. Azioni correttive
Devono essere intraprese delle azioni correttive quando risulta evidente la necessità di attuarle affinché le “non conformità” rilevate non si ripetano. Le azioni correttive hanno lo scopo, quindi, di eliminare le cause che hanno generato o favorito la “non conformità”.
L’azione correttiva, individuata e formalizzata sul modulo Gestione delle non conformità, deve essere attuata nei tempi previsti sullo stesso modulo. La responsabilità dell’attuazione dell’azione correttiva deve essere indicata nello stesso modulo.
Il Responsabile del Sistema ha il compito di verificare il risultato dell’azione correttiva attuata e di registrarne gli esiti sul modello Gestione delle non conformità. Se la verifica di efficacia ha esito positivo, la non conformità si ritiene CHIUSA, altrimenti l’iter dovrà ripetersi. Una volta chiusa la “non conformità”, il Responsabile del Sistema deve aggiornare il modello Elenco delle non conformità e delle Azioni Correttive, che deve contenere i seguenti dati:
- il riferimento alla “non conformità”;
- la data di apertura;
- l’azione correttiva individuata;
- la data di verifica dell’efficacia e chiusura.
Le “non conformità” riscontrate e le azioni correttive implementate costituiscono elementi di input per il riesame della Direzione e del Comitato Guida ai fini della valutazione annuale dei processi aziendali.